Vía rápida a la publicación de

Catálogos de Recambios online

Muchos catálogos de recambios están desactualizados incluso antes de ser distribuidos

Aplicar tecnología de bases de datos aumenta el valor de la información de las piezas, tanto para los publicadores como para los usuarios.

El proceso de publicación de catálogos de recambios a menudo es un camino innecesariamente largo y tortuoso, recopilando información, creando contenidos, ajustando plantillas de páginas, múltiples revisiones y ediciones, hasta que se tiene finalmente un documento listo para imprimir. Luego, su distribución depende de una jerarquía de mánagers, vendedores y distribuidores. Un tortuoso camino que dificulta enormemente que los clientes reciban información precisa y actualizada para hacer sus pedidos de recambios correctos.

¿Por qué quedarse anclado…

…en procesos arcaicos cuando hay nuevas tecnologías basadas en web, fáciles de usar, ágiles y accesibles?

La publicación basada en datos ofrece una nueva y extremadamente rápida vía, gracias a:

  • Herramientas online que crean rápidamente el contenido base y simplifican las actualizaciones
  • Plantillas que garantizan un formato e imagen corporativa consistentes en todos los libros
  • Importación de datos de las piezas desde sus sistemas actuales para crear dinámicamente catálogos de recambios electrónicos
  • Actualizaciones masivas de piezas que afectan a varios libros
  • Web services, Excel o archivos CSV para automatizar procesos de carga repetitivos
  • Mejores prácticas que sustituyen los tediosos procesos de publicación tradicionales

Documoto publicación rápida de catálogos de recambios online; Cimworks

De estático a dinámico

Las publicaciones técnicas acostumbran a utilizar información dinámica, como explosionados CAD y listas de materiales del ERP o PLM, y las convierten en estáticas cuando las importan o pegan en editores de texto para crear documentos PDF. Lo que antes era información dinámica, pierde todo su potencial.

Libérese de los silos que confinan su información

Hoy en día los publicadores técnicos ya pueden trabajar directamente con los datos de ingeniería sin perder su riqueza y conectividad. Los sistemas de publicación modernos toman directamente la información dinámica y la aplican en páginas electrónicas basadas en datos, que siguen siendo dinámicas.

La publicación basada en datos se apoya en la potencia de las bases de datos relacionales, que pueden almacenar información de miles de productos o millones de piezas. Las empresas tienen un gran tesoro en datos desperdigados por toda la organización. Solo necesitan ser consolidados en una única ubicación para dar de sí todo el potencial necesario que mejorará los procesos y aumentará las ventas.

Es posible empezar a publicar con datos dinámicos en cualquier momento, incluso si la información no está completamente al día. Uno de los beneficios más importantes es la facilidad de revisar y actualizar la información. Una vez convertidos sus manuales a un sistema dinámico, no importa en que estado estén, se pueden hacer nuevas actualizaciones en minutos y no en horas. Además, todo cambio se refleja a los usuarios casi instantáneamente, en lugar de esperar a ciclos de revisión predeterminados en un calendario.

Con el contenido al día, no hay que esperar al siguiente trimestre para hacerlo disponible a todo el mundo. Se pueden hacer revisiones a diario, con una trazabilidad que relaciona lo anterior con lo actual, cubriendo vacíos que antes dejaban agujeros negros.

Parte del proceso

Los libros de recambios electrónicos permiten ser duplicados y luego modificados fácilmente para acomodarse a varios modelos de una misma familia, o para un equipo personalizado con su número de serie único. Las páginas (explosionados) comunes a varios libros (modelos) se reutilizan sin esfuerzo, y las actualizaciones de las piezas se aplican automáticamente a todos ellos. Se acabó ir libro por libro buscando de memoria dónde aparece una pieza que hay que actualizar.

Las buenas soluciones de publicación electrónica sacan el máximo partido de su esfuerzo. Un libro, o una parte de él, puede convertirse en plantilla y reutilizarse donde convenga. Lo que antes llevaba semanas para crear un nuevo libro, ahora puede hacerse en pocas horas gracias al sofisticado sistema de bases de datos de productos y plantillas de documentos dinámicas.

La portablidad es otro gran beneficio

Documoto catálogos de recambios en dispositivos móviles CimworksLos publicadores de libros pueden acceder al sistema desde un simple navegador y en cualquier ubicación, desde cualquier PC o portátil. No es necesario que copien y distribuyan montañas de PDFs para tener al día la información que necesitan sus clientes y técnicos de campo.

Esta nueva metodología da libertad a los publicadores, acorta tiempos, y ofrece información muy valiosa a los clientes que necesitan comprar un recambio urgentemente.

Es suficiente con volcar los datos

Documoto-Database CloudCuando nuestros contenidos se hallan desperdigados en innumerables libros de recambios estáticos y hay un cambio que afecta a varios, es casi imposible revisarlos todos. En el mejor de los casos se planifica hacerlo un vez al año. Pero probablemente han estado desactualizados varios meses, y esto lo sufren los clientes y técnicos. Con un sistema basado en datos los cambios se hacen masivamente en el mismo momento que algo ha cambiado.

Con el sistema electrónico, una vez hechos los cambios, el cliente no necesite hacer ni descargarse nada, los verá directamente la próxima vez que acceda al sistema. Nunca más verá discrepancias entre la documentación y la máquina que él tiene.

Simplemente importando nuevos datos, éstos se actualizan donde corresponda. Cuando un artículo sustituye a otro, solo necesitamos saber el código del producto anterior y del nuevo para actualizar todos los manuales donde sea de aplicación. Los servicios web contribuyen enormemente a esta automatización. Pregunte a los expertos en informática de su empresa qué son. Permiten automatizar el intercambio y actualización de datos entre dos sistemas, por ejemplo entre su ERP o PLM y el sistema de publicación de electrónico Catálogos de Recambios. También se pueden utilizar hojas de cálculo, como Excel,

No hay color cuando comparamos la eficiencia de ambos métodos. Los tediosos pasos manuales para actualizar libros de recambios estáticos en PDF dan paso a un sistema que propaga los cambios instantáneamente a todos y cada uno de los libros donde se producen.

Ventas estratégicas

Para vender más hay que tener detrás una estrategia. Los catálogos de recambios electrónicos soportados en una base de datos no solamente facilitan la publicación, sino que también crean una vía rápida al aumento de las ventas.

El cliente entra en un entorno personalizado e íntimo, con sus explosionados ricos en la información de las piezas que derivan del ERP, disponibilidad, precios, cesta de la compra personalizada y piezas recomendadas.

Fidelización: el punto de venta electrónico en casa del cliente es la consecuencia directa de la publicación basada en datos

La mayoría de clientes buscan primero si su proveedor ofrece un catálogo de recambios online. Es una herramienta de ventas estratégica para los fabricantes de equipos. Es mucho más que una bonita representación gráfica de sus despieces.

La potencia de los datos que allí se ofrecen es el motor que impulsa el negocio de postventa para:

  • Mantener los equipos en condiciones de operación óptimas
  • Ofrecer una manera accesible para que los técnicos identifiquen las piezas correctamente
  • Actualizar la información tan pronto se produce un cambio
  • Acelerar el proceso de pedidos con herramientas online
  • Automatizar la conexión entre clientes y vendedores para recibir pedidos rápidamente

¡En marcha!

La publicación basada en datos lo pone todo en marcha.

Los explosionados gráficos interactúan con las listas de materiales. Las revisiones se aplican en múltiples páginas de los libros de recambios. Los libros se reutilizan usando plantillas. Los tiempos de publicación se reducen al mínimo. Los carros de la compra entran directamente al ERP y las ventas aumentan considerablemente.

Las aplicaciones basadas en Web se están imponiendo en todos los ámbitos. Usarlas también para la publicación de manuales de recambios no es algo nuevo, ya lo están haciendo empresas de todos los tamaños y sectores. Muy pronto serán el estándar en la publicación de documentación técnica.

La próxima vez que tenga que actualizar un paquete de libros de recambios, reflexione sobre todo el proceso que está haciendo. Probablemente ya ha llegado el momento de evitar un camino largo y tortuoso y ganar este tiempo. Tome la vía rápida y tenga sus manuales actualizados mucho antes de lo que había previsto.

El líder de los catálogos basados en datos

Digabit lidera la industria de los nuevos sistemas de publicación. Documoto, nuestro sistema de publicación, aprovecha toda la potencia de los datos del ERP y PLM de su empresa y los publica sus libros de recambios en la web sin esfuerzo.

Con solamente un enlace y un login, sus libros de recambios estarán al día 24/7

Cree una biblioteca para sus clientes y técnicos con todo el contenido técnico que necesitan: catálogos de recambios, manuales, vídeos y mucho más. El límite está en su imaginación y en las necesidades de sus usuarios.

Acerca de Documoto

Documoto es una plataforma SaaS para la publicación de catálogos de recambios ilustrados interactivos, ofreciendo una biblioteca técnica en la web y un sistema completo de eCommerce para fabricantes de maquinaria y bienes de equipo. Cimworks es el partner de Documoto en España.

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